ICS03.080.01 CCSA20 6101 西安市地方标准 DB6101/T3203—2024 党政机关会务服务规范 2024-10-14发布 2024-11-14实施 西安市市场监督管理局  发布DB6101/T3203—2024 I目次 前言..................................................................................II 1范围................................................................................1 2规范性引用文件......................................................................1 3术语和定义..........................................................................1 4总体要求............................................................................1 5会务服务............................................................................3 6服务质量评价与改进..................................................................5 附录A（资料性）会议服务礼仪..........................................................6 附录B（资料性）会议座次..............................................................9 附录C（资料性）设施设备调试.........................................................11 附录D（资料性）摆台与斟茶要求.......................................................13 附录E（规范性）会场布置、会后工作和质量要求.........................................17 附录F（资料性）会议卫生风险防范预案与突发事件应急处理流程...........................19DB6101/T3203—2024 II前言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由西安市机关事务服务中心提出并归口。 本文件起草单位：西安市机关事务服务中心、西安经发物业股份有限公司、灞桥区机关事务服务中 心、西咸新区机关事务服务中心、西安曲江国际会展（集团）有限公司、西安市质量与标准化研究院。 本文件主要起草人：剧军良、樊戈斌、吴锁正、孙琦、王力鹏、朱可、柯涛、许英姿、于津津、张 玉华、安锋军、刘志千、张星。 本文件由西安市机关事务服务中心负责解释。 本文件首次发布。 本文件在实施中如有疑问或建议，请将咨询或修改建议等信息反馈至下列单位： 单位：西安市机关事务服务中心 地址：西安市凤城八路109号 电话：029-86788686 邮编：710018DB6101/T3203—2024 1党政机关会务服务规范 1范围 本文件规定了党政机关服务的总体要求、会务服务、服务质量评价与改进。 本文件适用于各级党政机关会务服务，市级各集中办公区和各区县（开发区）机关事务部门可参照 执行。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号 3术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。 4总体要求 4.1总则 会务服务机构应对会务服务提供的基础设施和人力资源进行有效管理，并形成有效的管理文件。 4.2基础设施管理 会务服务机构应对会务服务所用到的基础设施的保管、使用、维护等实行制度化管理。基础设施资 源包含：会务场所、会务设施设备、会务用品等。 4.3人力资源管理 4.3.1选聘 会务服务机构应根据会议需求配备相应的专职和辅助人员，在选聘会务服务人员时，应考虑下述事 项： a)职业素质； b)教育程度； c)形象气质； d)工作技能； e)其他要求。 4.3.2培训DB6101/T3203—2024 24.3.2.1会务服务机构应对会务服务人员进行系统性培训，以帮助其获得提供优质会务服务所应具有 的职业道德、职业技能和职业形象。 4.3.2.2培训内容包括但不限于： ——会务实务理论知识； ——保密制度； ——会务服务人员礼仪要求；礼仪要求参见附录A； ——会务服务操作技能； ——会务突发事件处置； ——其他。 4.3.2.3培训方式包括但不限于： a)外部培训； b)内部培训； c)演练、考核等。 4.4标准化建设 4.4.1岗位职责 会议服务机构应设立会议服务岗位、明确岗位职责，形成相应文件。 4.4.2工作规程 会议服务机构应制定会议服务工作规程，且形成相应文件。制定工作规程时，应考虑但不限于： ——识别服务对象的不同需求； ——确定可用的软、硬件资源； ——确立可量化的服务项目； ——确立会议服务的流程。 4.5会议保密管理 4.5.1工作要求 会议保密工作要求应包括但不限于： a)按照《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》明确具体的会议保密事项及其密级； b)明确会议保密工作的组织领导，各个环节保密工作责任人及其工作职责； c)明确会议分阶段的保密任务，责任人及目标要求； d)明确召开会议时，供会议使用的各种电子设备的保密技术标准及其保障措施； e)预备非正常情况下发生保密问题的应急补救措施。 4.5.2人员要求 人员要求应包括但不限于： a)对会议组织和服务人员进行保密教育，明确会议工作人员的保密纪律、责任和义务，确定会 议保密工作的责任人； b)组织会场服务人员进行会议保密纪律或者保密守则培训； c)根据会议纪律要求，开会期间严禁无关人员进入会场。 4.5.3设备要求DB6101/T3203—2024 3设备要求应包括但不限于： a)使用符合国家保密规定和标准的设施、设备，如：会议屏蔽器； b)根据会议办会方要求，会议期间启用手机屏蔽存放柜； c)对会场的保密环境和将要提供会议使用的通信、办公、扩音设备性能进行保密检查。 4.5.4文件管理要求 4.5.4.1涉密文件由会议办会方进行统一管理摆放。 4.5.4.2会议服务人员应在会后对会议现场进行全面检查，防止涉密文件被遗留在会场或被无权限人 员带离现场。 5会务服务 5.1服务受理与沟通 5.1.1受理方式 需求受理方式包括但不限于： a)网络平台、邮件； b)电话； c)书面； d)现场受理等。 5.1.2需求对接与确认 5.1.2.1受理会议服务需求后，与会议办会方进行对接，并安排专人跟进对接具体工作事项。 5.1.2.2会议服务人员受理需求后应及时同会议办会方沟通并收集会议服务需求信息，对会议需求进 行记录并与会议办会方确认，会议需求确认表见表1。 表1会议服务需求确认表 项目 内容 备注 会议名称 会议类型□工作会□报告会□座谈会□总结、表彰会□其他（） 会议日期 年 月 日— 年 月 日 会议时间上午：（:）～（:） 下午：（:）～（:） 晚上：（:）～（:） 会议地点 主要参会单位 主要参会人员 参会人数 会议级别 保密级别 其他需求 会议办会方： 受理方： 日期：DB6101/T3203—2024 45.1.3服务策划 会议服务机构根据双方沟通结果进行策划，策划内容包括但不限于： a)职责分工； b)时间安排； c)场地安排； d)会议用品及硬件设施配备； e)突发事件应对措施； f)会场秩序及环境卫生等。 5.2会前和会中服务 5.2.1会前检查 会议服务机构会前检查项目包括但不限于： a)会场用水、用电、供暖、供冷、通信保障检查； b)会场设施设备检查； c)会场安全检查； d)会场环境检查； e)会场温湿度检查； f)会议用品检查； g)卫生风险防范等。 5.2.2会场布置 会议服务机构应依据双方确认的服务需求进行会场布置，会场布置完成后应由会议办会方确认，会 场布置操作要求及质量要求见表E.1。 5.2.3会中服务 会议服务机构会中服务内容包含但不限于： a)导引：按照会议要求合理配备会议引导人员及导引设施，保证关键点处设有引导人员； b)续水：续水按照具体需求进行调整，参考附录D.2； c)环境：会议现场温湿度、灯光、音响等根据需求进行调节； d)卫生：会场、洗手间、沿途通道保持干净整洁； e)应急：会议卫生风险防范预案与突发事件应急处理流程见附录F； f)根据会议办会方具体需求提供其他服务内容，如传递话筒等，服务过程中保持会场安静，做 到“三轻”“四勤”。 注：“三轻”“四勤”分别指说话要轻、走路要轻、操作要轻，口勤、眼勤、手勤、脚勤 5.3会后服务 会议服务机构会后服务内容包括但不限于： a)引导服务：会