ICS 03.160 A 14 DB22 吉 林 省 地 方 标 准 DB 22/T 2237—2015 质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作 及管理规范 Standards of electronic files preparation and management for administrative punishment in quality and technology supervision 2015 - 02 - 01 发布 吉林省质量技术监督局 2015 - 03 - 01 实施 发 布 DB22/T 2237—2015 前 言 本标准按照 GB/T 1.1—2009 给出的规则起草。 本标准由吉林省质量技术监督局提出并归口。 本标准起草单位长春市标准研究院、长春市标准化协会。 本标准主要起草人：刘天琪、孙佳纯、曹楠、庄茜、郭彬、董建、张晓明、刘涵、庞光伟。 I DB22/T 2237—2015 质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范 1 范围 本标准规定了质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作的基本要求、分类、制作、交接、归档、存 储、 保管、查 阅 、 销 毁 。 本标准适用于各级质量技术监督行政处罚案卷电子档案（以下简称电子档案）的制作和管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 15418 档案分类标引规则 GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 19 档案主题标引规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范 DB22/T 2236 质量技术监督行政处罚案卷纸制档案制作及管理规范 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 行政处罚 administrative punishment 国家行政机关依法对违反行政管理法规的行为给予的制载措施。 3.2 电子档案 electronic archive 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、移动硬盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设 备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文件。 3.3 行政处罚电子档案 administrative punishment electronic archive 在行政执法中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、移动硬盘、光盘等载体， 依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。 1 DB22/T 2237—2015 3.4 物理归档 physical filing 把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案管理机构移交的过程。 3.5 逻辑归档 logical filing 在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案管理机构移 交的过程。 3.6 档案交接 archive transferring 按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。 4 基本要求 4.1 加强安全保密管理，防止涉密或不开放的电子档案信息泄露。 4.2 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始实行全过程管理与监控， 及时对有关处理操作进行登记。 4.3 在纸质档案转化为电子档案的过程中，保持全宗、目录、案卷等档案组成单位的完整性，不宜进 行随意分割，应避免或减少对纸质档案实体的破坏，最大程度地维持纸质档案的原貌。 4.4 应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容 性。 4.5 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作 数据、检测数据等要求。 4.6 电子档案的真实性、完整性和有效性的保证措施按照 GB/T 18894—2002 中第 5 章的规定执行。 4.7 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持 一致。 4.8 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如果没有纸质版本的，应制成纸质文件或缩微 品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 4.9 对具有凭证作用电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。 5 分类 5.1 电子档案的分类应与纸质档案相一致。 5.2 电子档案按文件类型分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文 件、程序文件、数据文件。 6 制作 6.1 2 工作环境 DB22/T 2237—2015 6.1.1 电子档案的制作现场应具备防火、防水、防潮、防尘、防窃、防鼠等设施。 6.1.2 电子档案的制作工作场地内不得有吸烟、进食、饮水等可能对档案造成损毁的行为。 6.1.3 每日电子档案的制作工作完成后，应清理现场，临时存放的档案应类别清晰、码放整齐。 6.1.4 工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外数据连接方式；未经行政执法机关许可， 不得将档案带离工作区域；不得在计算机上连接任何与电子档案的制作工作无关的设备,安装任何与电 子档案的制作工作无关的程序。 6.2 前期准备 6.2.1 对拟制成电子档案的纸质档案应进行核对。 6.2.2 电子档案制作人员与纸质档案管理人员办理档案的交接工作，由移交单位、接收单位填写《档 案交接文据》见附录 A。 6.2.3 将纸质档案收集齐全，并依顺序排列，不得将不同案卷的档案混淆在一起。按照 DA/T 31-2005 第 5 章的规定对纸质档案进行整理。 6.3 案卷扫描 6.3.1 扫描范围 扫描的范围与形成纸质档案要求的范围相同。 6.3.2 扫描方式、色彩模式、分辨率 按照DA/T 31—2005第 6 章的规定执行。 6.3.3 图像的存储 图像存储按照DA/T 31—2005 第 8 章的规定执行。 6.3.4 图像处理 6.3.4.1 按照 DA/T 31—2005 第 8 章的规定进行图像数据质量检验和图像的纠偏、去污、拼接、裁边 处理。纠偏后的图像偏斜的角度不得大于 0.5°，裁边处理后的图像四周不得有宽于 0.5 ㎝的黑边或灰 边。 6.3.4.2 应通过调整所选择的亮度、对比度、饱和度、色阶平衡等参数类型和力度，使图像达到最清 晰效果。 6.3.4.3 核对卷内文件的件数及件内文件的页数和影像数，做到不漏扫、不重扫。 6.4 电子档案的整理 6.4.1 应按照本标准第 5 章规定的分类进行处理，以件为单位按 DA/T 22 的规定进行整理。 6.4.2 档案分类标引按 GB/T 15418 的规定执行、档号编制按 DA/T 13 的规定执行、档案著录按 DA/T 18 的规定执行、档案主题标引按 DA/T 19 的规定执行。按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充文 件特有的著录项目和其他标识。 6.4.3 应将著录信息录入计算机形成机读目录信息，建立机读目录数据库。机读目录信息内容可由行 政执法机关确定。 7 交接、归档 3 DB22/T 2237—2015 7.1 交接 7.1.1 档案管理机构在接收电子档案之前，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验。 7.1.2 检验项目包括： a) 载体有无损坏，是否清洁，有无病毒； b) 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性的审核手续； c) 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； d) 排序是否正确，图像质量是否合格； e) 对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。 7.1.3 档案管理机构应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。检验结果分别由移交单位、接 收单位填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》见附录 B。登记表一式 2 份，分别由文件形成单位 和档案管理机构保存。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。 7.1.4 对电子档案数据的验收按照 GB/T 18894 的规定执行。备份数据也应进行检验，内容主要包括备 份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 7.1.5 电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。 7.1.6 符合归档条件的电子档案向档案管理机构移交，移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。 电子档案移交不少于二套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作第三套，实行异地保存。归档 完毕，电子档案形成机构应将存有归档前电子档案的载体保存至少 1 年。 7.2 归档 7.2.1 归档内容 电子文件的归档范围应按纸质档案归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据，将相 应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，对需要长期保存的电子文件，应在每一个电 子文件的载体中同时存有相应的机读目录。 7.2.2 归档时间 档案管理部门应在每年六月底前完成上年度行政处罚案卷电子档案的归档工作。 7.2.3 归档方式与要求 7.2.3.1 逻辑归档 具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施的单位可以实施逻辑归档。应符合下列要求： a) 设定查询归档电子案卷的权限； b) 归档电子档案的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机热备 份等可靠的备份措施； c) 归档的电子案卷要有该电子案卷产生及运行过程的元数据； d) 具有安全可靠的防范措施； e) 系统设备更新时，应制定严密的数据转换办法； f) 档案管理人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做好更新记录； g) 电子案卷归档后，应及时清理计算机上重复的电子文件； h) 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。 7.2.3.2 4 物理归档 DB22/T 2237—2015 不具备网络传输条件的单位，其电子档案可采用物理归档方式。应符合下列要求： a) 档案管理机构与电子档案制作机构应一同制定电子档案的归档计划； b) 制作机构根据归档计划，在电子档案产生时标注一定的标记； c) 将电子档案制作过程中的情况随时记录在相应的案卷中； d) 标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为,只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁 盘等； e) 对光盘、移动硬盘、磁带等介质的电子档案应标注查毒和清毒标记； f) 按年度、机构、保管期限、文件格式、文件类型、存储载体类型、进行分类； g) 编制简要检索工具，其基本著录项目为序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、 密级、保管期限、硬件和软件环境；