ICS 01.040.03 A 00 鄂 DB1506 尔 多 斯 市 地 方 标 准 DB1506/T 12—2020 检验检测机构样品管理规范 Code of conduct with samples for test Institute 2020 - 01 - 08 发布 鄂尔多斯市市场监督管理局 2020 - 04- 07 实施 发 布 DB1506/T 12—2020 前  言 本标准依据GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由鄂尔多斯市产品质量计量检测所提出。 本标准由鄂尔多斯市市场监督管理局归口。 本标准起草单位：鄂尔多斯市产品质量计量检测所、鄂尔多斯市食品检验检测中心、鄂尔多斯市疾 病预防控制中心、鄂尔多斯市环境保护中心监测站、鄂尔多斯市建设工程质量监督站（鄂尔多斯市建设 工程质量检测试验中心）、内蒙古伊泰煤炭股份有限公司中心化验室。 本标准主要起草人：白雪松、郭海霞、姜伊萍、魏慧萍、文天宏、张永兵、冯平、贾平、崔鹏、王 尚琪、肖丹、白熠、杨金梅、段水田、银爱君、牛艳玲、侯丽。 I DB1506/T 12—2020 检验检测机构样品管理规范 1 范围 本标准规定了检验检测机构样品管理要求，包括接收、标识、保护、处置、流转、保存、清理或返回。 本标准适用于鄂尔多斯市境内食品、卫生、环境、矿产、化工、建工建材、纺织等领域的检验检测机 构。其他领域检验检测机构可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 RB/T 214 检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求 SN/T 3509 实验室样品管理指南 3 3.1 管理要求 一般要求 3.1.1 检验检测机构应建立样品接收、标识、保护、处置、流转、保存、清理或返回程序，应确保样品 在管理期间符合法律、法规、规范及 RB/T 214 的有关要求。 3.1.2 检验检测机构应指定专门人员负责样品的管理。 3.1.3 检验检测机构在样品接收、标识、保护、处置、流转、保存、清理或返回过程中应避免样品退化、 污染、丢失、损坏或混淆。检验检测机构应保护样品的完整性、原始性，以满足检验检测的需要，同时满 足检验检测机构证明诚信服务、保护客户机密和所有权的需要。 3.1.4 检验检测机构应有确保可追溯的样品标识系统，标识系统可以是电子的也可以是纸质的，保证样 品在管理期间保留该标识。标识系统应包括以下内容： a) 样品名称； b) 样品编号（唯一性）； c) 检验检测性质，如委托检验、监督抽查、发证检验等(适用时)； d) 接收日期（适用时）； e) 检验检测状态，如待检、在检、检毕、留样； f) 样品保存条件（适用时）； g) 检验检测过程中需要提供的其他样品信息（适用时）。 3.2 样品接收要求 3.2.1 检验检测机构样品接收人员在接收样品时要对以下信息进行核查，在确定样品不符合接收要求时 应及时与交样人或客户沟通： a) 样品包装完好（适用时）； b) 样品标签清晰完整（适用时）； 1 DB1506/T 12—2020 c) 样品数量满足检验检测项目要求， d) 样品数量满足备份要求(需要时)； e) 抽样单信息与样品信息一致（适用时）； f) 其他需要说明的情况。 3.2.2 以下情况，如客户无特殊要求，检验检测机构样品接收人员可以拒绝接收样品： a) 样品包装有明显损坏（适用时）； b） 样品本身有明显损坏或缺陷； c) 样品标签缺失（适用时）； d) 样品超过保质期（适用时）； e) 样品数量不能满足检验检测需求； f) 抽样单信息与样品信息不一致（适用时）； g) 样品盛装容器不符合要求； h) 样品运输条件不当，影响了样品的原始特性； i) 存在已知的取样错误。 3.2.3 样品接收后应在样品登记信息表（计算机系统）或其他类似系统中详细记录样品的信息，并张贴 样品唯一性标识。样品登记时至少应包括以下信息： a) 样品编号； b） 样品名称； c) 样品等级（适用时）； d) 样品型号规格（适用时）； e) 委托单位信息（适用时）； f) 受检单位信息（适用时）； g) 生产单位信息（适用时）； h) 检验检测项目； i) 检验检测方法； j) 判定依据（适用时）； k） 样品数量； l) 样品接收时间； m） 送样人姓名； n) 送样人联系方式； o) 接样人； p) 残样处理方式； q) 保存条件（适用时）； r） 样品的危害程度（适用时）； s) 样品的分装情况（适用时）； t) 客户的特殊要求（适用时）； u) 样品的异常情况（适用时）； v) 方法的偏离（适用时）； w) 其他需要登记的信息（适用时）。 3.2.4 样品状态描述可参考以下内容： a) 样品的包装，例如包装方式以袋装、桶装、盒装，包装材料以塑料、铁质、木质等描述； b) 样品的物理形态，详细表述到固态、液态、气态、颜色等；例如固态以块状、条状、线状、粉末 状、是否有缺损、表面是否光洁、是否结块等，液态以是否有杂质、是否浑浊等描述。 2 DB1506/T 12—2020 3.2.5 3.3 检验检测机构应设置独立的区域进行样品接收。 样品的保存要求 3.3.1 检验检测机构应设置独立的样品室及设施保存样品，环境条件（如温度、湿度、光照、微生物及 尘埃等）符合样品保存要求。 3.3.2 检验检测机构应有消防安全设施、措施。 3.3.3 检验检测机构宜设立监控、门禁或报警系统。 3.3.4 涉及到贵重及有毒有害的样品，应授权专人管理。 3.3.5 检验检测机构应满足样品在待检、分装制备、检测、传递和储存过程中初始性能保持的相关要求。 3.3.6 检验检测机构用于保存样品的容器应符合样品的特性需要。 3.3.7 检验检测机构应维护、监控和记录样品存放条件。 3.3.8 检验检测机构宜采用封条或其它方式将样品封存。 3.4 3.4.1 样品的分装制备与传递要求 样品的分装制备 3.4.1.1 需要分装制备的样品，应在保持样品原有性状不变的情况下，由样品分装制备员根据检验检测 项目将样品分装成若干个样品单元，并在样品流转单（计算机系统）或其他类似系统中做好交接记录。 3.4.1.2 必要时要对样品单元的明显标识进行盲样化处理。 3.4.1.3 对于方法标准中有特殊要求的分装制备，应根据其要求进行。 3.4.2 检验检测机构内部流转 3.4.2.1 样品管理员应及时将不需分装制备的样品分发给检验检测人员，并在样品流转单（计算机系统） 或其他类似系统中做好交接记录。 3.4.2.2 需要由多个检验检测人员共同使用或分包的样品，样品管理员应根据检验检测项目及时将加贴 了标识的样品，分发给样品分装制备员进行分装并在样品流转单（计算机系统）或其他类似系统做好交接 记录。 3.4.2.3 检验检测人员应根据登记的样品信息核对样品，检查是否存在差异，如密封情况、包装、标识、 性状等，有疑义应立即报告。 3.4.2.4 样品在检验检测机构内部流转过程中始终做好样品或样品单元流转单，记录应包括以下信息： a) 样品名称； b) 流转样品状态描述和数量； c) 样品单元的标识，标识需唯一且能溯源到原始样品； d) 流转时间； e) 样品等级（适用时）； f) 样品型号规格（适用时）； g） 检验检测项目； h) 检验检测依据； i） 样品流转中涉及的人员签名。 3 DB1506/T 12—2020 3.4.2.5 样品在检验检测和传递过程中应按照样品的检验检测状态分类存放，并在样品标识上注明 “待 检”、“在检”、“检毕”或“留样”。 3.4.2.6 如有复检或仲裁复议时，检验检测机构在调用留样前应与客户确认，经检验检测机构授权人员 审批后方可，并在样品登记信息表（计算机系统）或其他类似系统中做好留样调用记录。 3.4.2.7 样品在检验检测机构内部流转过程中要与流转记录一并流转，宜对客户信息屏蔽，以防有失公 正。 3.4.3 检验检测机构外的样品传递要求 3.4.3.1 在检验检测机构外进行分析的样品传递应在样品流转单（计算机系统）或其他类似系统中做好 记录，记录至少应包括以下信息： a) 样品传递原因的简要说明； b) 传递样品状态描述和数量； c) 传递方式； d) 传递样品的唯一性标识和封存情况； e) 传递样品的特殊保存要求（适用时）； f) 传递日期和时间； g) 接收单位名称； h) 接收人信息。 3.4.3.2 需要分装制备的传递样品，应在原检验检测机构完成样品单元的制备、加贴标识，再进行检验 检测机构外传递。 3.4.3.3 样品在检验检测机构外传递的运输条件应符合样品的特性要求， 以确保样品的完整性和稳定性。 3.4.3.4 样品在检验检测机构外传递过程中要与流转记录一并流转，宜对客户信息屏蔽，以防有失公正。 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.6 3.6.1 3.6.2 样品处置、清理或返回要求 样品应根据法律、法规、标准规范及客户的要求规定保存期限。 检验检测机构应按照法律法规及标准的要求，制定样品的过期处置要求，并做好处置记录。 样品应分类处置。处置过程中应考虑到对环境、安全、健康等方面的影响。 对于客户在合同中声明需要返回的样品，应做好交接记录后返回。 样品记录管理要求 与送检样品相关的所有文件或记录均应与检验检测报告一起存档同期保存。 在没有其他规定的情况下，检验检测机构样品管理记录应至少保存6年。 _________________________________ 4