22 吉林省 地方标准 DB22/T 3534—2023 黑土地保护项目档案管理规范 Specification for archives management of black land protection project 2023-09-28发布 2023-11-16实施 吉林省市场监督管理厅 发布 ICS 65.020.01 CCS B 10 DB22/T 3534 —2023 I 前言 本文件按照 GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则》的规 定起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由吉林省农业农村厅提出并归口。 本文件起草单位：吉林省档案学会、吉林省全程档案事务所、长春市标准研究院。 本文件主要起草人：范敬军、高洋、张环宇、李晓微、周继峰、李海云、付利、陈长春、樊雪、田 志坤、张延春、宋占龙、别桂林、王立春、王爱文、黄建伟、王继莹、张先蕾、侯井涛、孙大鹏、朱桐。 DB22/T 3534 —2023 2 黑土地保护项目档案管理规范 1 范围 本文件规定了黑土地保护项目档案的相关单位职责、归档文件收集、整理与归档、验收与移交、保 管与保护等内容。 本文件适用于黑土地保护项目档案的管理工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 1182 1—2002 照片档案管理规范 GB/T 18894 —2016 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 42107—2022 国家科技重大专项文件归档 与档案管 理规范 DA/T 28—2018 建设项目档案管理规范 DA/T 50—2014 数码照片归档与管理规范 DA/T 78—2019 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 黑土地 black land 黑龙江省、吉林省、辽宁省、内蒙古自治区的相关区域范围内具有黑色或者暗黑色腐殖质表土层， 性状好、肥力高的耕地。 3.2 黑土地保护项目 black land protection project 综合采取工程、农艺、农机、生物等措施，保护黑土地的优良生产能力，确保黑土地总量不减少、 功能不退化、质量有提升、产能可持续的活动。 3.3 黑土地保护项目档案 archives of black land protection project 黑土地保护项目实施过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录音录像、电子文件等 不同形式和载体的历史记录。 4 相关单位职责 4.1 承担单位 承担单位是项目建设的法人主体，主要职责如下： DB22/T 3534 —2023 3 a) 对项目档案工作负总责，实行统一管理，业务上接受档案主管部门和上级主管部门的监督和 指导； b) 组织、协调、检查、审查和指导参建单位的档案管理工作； c) 负责制定档案管理制度，并 监督实施制度保障和组织保障； d) 项目竣工验收 后，宜定期向本级综合档案馆移交。 4.2 参建单位 4.2.1 建设类项目 4.2.1.1 勘察、设计、施工、代理、审计等参建单位应为法人单位，负责工程文件材料的形成、积累、 整理、归档和保管工作，并在项目竣工后，按项目承担单位 要求移交完整、准确、系统的项目档案。 4.2.1.2 监理单位 应为法人单位， 职责如下 : a) 负责监督检查参建单位形成的本工程应归档文件的真实性、完整性和准确性 ，并编写档案审 查报告； b) 负责项目监理工作文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，并在 工程竣工验收 后按 承担单位要求移交 。 4.2.2 技术类项目 负责技术类项目文件材料的 形成、积累、整理、归档和保管工作，并在项目完成后按 承担单位要求 向其移交完整、准确、系统的项目档案。 5 归档文件收集 5.1 建设类项目归档 范围和保管期限参见表 A.1。 5.2 技术类项目归档 范围和保管期限参见表 A.2。 5.3 各单位宜结合项目内容、行业特点、管理模式等，参照附录 A制定符合项目实际的归档 范围和保 管期限表。 6 整理与归档 6.1 分类与组卷 6.1.1 按载体分为纸质文件、电子文件、照片文件、录音录像文件，按项目类别分为建设类文件、技 术类文件。 6.1.2 建设类文件可采用“年度 —项目区—标段—实施单位”顺序组卷，技术类文件可采用“年度 — 项目类型 —实施单位”顺序组卷。 6.2 整理 黑土地保护项目文件按照表 1 的要求整理。 DB22/T 3534 —2023 4 表1 黑土地保护项目文件整理执行标准 类别 执行标准 纸质文件 电子文件 录音录像文件 照片文件 建设类 DA/T 28—2018 中 7.3.2 GB/T 18894 —2016 中7.2 DA/T 78—2019 中 第 6 章 纸质照片文件 GB/T 11821 — 2002 中第 5 章； 电子照片文件 DA/T 50—2014 中第 5 章 技术类 GB/T 42107—2022 中 8.2 GB/T 42107—2022 中 8.3 6.3 归档 黑土地保护项目文件归档按照表 2 的要求归档。 表2 黑土地保护项目文件归档执行标准 类别 执行标准 纸质文件 电子文件 录音录像文件 照片文件 建设类 DA/T 28—2018 中 7.4 DA/T 28—2018 中 9.1 DA/T 78—2019 中 7.1 纸质照片文件 GB/T 42107— 2022 中第 9 章 电子照片文件 DA/T 50—2014 中第 4 章 技术类 GB/T 42107 —2022 中第 9 章 GB/T 42107 —2022 中第 9 章 7 验收与移交 7.1 验收 7.1.1 项目承担单位或其委托的监理（代理）单位对参建单位形成档案的完整性、准确性、系统性进 行验收： a) 档案的形成、来源符合实际， 单位或个人签章的文件，签章手续应完备； b) 档案的分类、组卷、整理、归档科学合理、真实准确、齐全完整； c) 纸质、电子、照片、录音录像档案整理与归档符合本文件第 6 章的规定。 7.1.2 档案不符合 7.1.1中要求的，项目承担单位应将其退回，参建单位改正、补齐或重新整理后再 次验收，直至合格。 7.2 移交 参建单位应按合同或协议规定的时间、套数向承担单位移交档案，并填写移交证明。文书类、纸质 照片类档案移交文据参照表 B.1，数码照片档案移交与接收登记表参照表 B.2，文书类电子档案移交与 接收登记表参照表 B.3，录音录像类档案移交与接收登记表参照表 B.4，双方签字、盖章后方可移交。 8 保管与保护 8.1 建设类按 DA/T 28—2018中 8.3 要求执行，技术类按 GB/T 42107—2022 中第 10 章要求执行。 8.2 涉及国家秘密的黑土地保护项目档案应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密定密 管理暂行规定》《关于国家秘密载体保密管理的规定》执行，并符合本文件要求，单独保管。 A A DB22/T 3534 —2023 5 附录 A （资料性） 归档范围和保管期限表 A.1 建设类项目归档范围和保管期限表 表示建设类项目的承担单位和参建单位归档的文件和保管期限可参考表 A.1。 表A.1 建设类项目归档范围和保管期限表 序号 存档文件 承担单位 （省市县） 勘测 单位 设计 单位 代理 单位 监理 单位 施工 单位 审计 单位 保管 期限 项目准备阶段文件 一、立项审批文件 1 国家级项目实施方案或指导意见 √ 永久 2 省级项目实施方案及向国家报送文件 √ 永久 3 县（市、区）级实施方案 √ 永久 4 资金拨付文件 √ 永久 5 项目调度材料 √ 永久 6 绩效考核材料 √ 永久 7 项目申报指南文件 √ 永久 8 项目建议书请示及批复文件 √ 永久 9 项目建议书委托协议 √ 永久 10 各乡村情况说明（例如：施工现场需村镇 两级解决问题承诺书、乡镇协调会等 ) √ 永久 11 与立项有关的会议纪要、领导讲话 √ 永久 12 可行性研究报告请示及批复文件 √ 永久 13 初步设计请示及批复文件 √ 永久 14 与初步设计有关专家建议或论证意见文 件 √ 永久 15 工程造价咨询合同（工程量清单、限价编 制 ） √ 永久 16 工程造价咨询合同（清单、限价编制审 核 ） √ 永久 17 项目实施计划请示及批复文件、 实施计划 书