DB6105 渭南市地方标准 DB6105/T145-2021 物业服务规范档案管理 2021-10-28发布 2021-11-28实施 渭南市市场监督管理局发布 DB6105/T145-2021 I前言 本文件按照GB/T1.1-2020给出的规则起草。 本文件由渭南市住房和城乡建设局提出并归口。 本文件起草单位：陕西秦枫物业管理者咨询有限公司、陕西枫炜质量技术研究中心、 渭南市临渭区物业管理工作中心、渭南市物业行业管理协会、渭南市检验检测研究院 本文件起草人：王德华、冯小艳、陈高峰、王高峰、闫福强、王欣、雷超、刘志平、 徐飞燕、商健 本文件为首次发布。 DB6105/T145-2021 2物业服务规范档案管理 1范围 本文件规定了物业服务中档案管理的术语和定义、基本原则、管理要求、评价与改进等。 本文件适用于渭南市区域内物业服务企业的档案管理工作。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期 的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括 所有的修改单）适用于本文件。 GB/T20647.9社区服务指南第9部分：物业服务 DA/T22归档文件整理规则 DA/T25档案修裱技术规范 3术语和定义 GB/T20647.9中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 档案管理 对物业服务活动中形成的有保存价值的资料进行建档、使用和管理的活动。 3.2 电子档案 通过磁、光介质及云备份方式进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像 文件集合，通常以案卷为单位。 3.3 DB6105/T145-2021 3案卷 由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系 统排列、编目和统计的基本单位。 3.4 立卷 按照一定的原则和方法，将有保存价值的资料分门别类整理成案卷的过程。 3.5 档案管理机构 物业服务企业内部负有档案管理职能的独立或者非独立的部门。 4基本原则 物业服务企业档案管理应遵循以下原则： 4.1规范化。物业服务企业应建立健全统一的档案管理规章制度，并明确专职机构或专人负 责组织实施。 4.2专业化。物业服务企业对物业服务档案的管理应向专业化方向发展，在档案的类别划 分、保存期限、层级管理和制度建设方面与物业服务的专业性相适应。 4.3完备性。物业服务企业应把档案管理作为企业运营和物业项目管理的基础工作，通过档 案管理工作的持续改进为企业的内部管理和外部服务提供支持。 4.4安全性。物业服务企业应采取有效措施，确保档案资料的物理安全和涉密档案的信息安 全。 5管理要求 5.1总则 5.1.1职责 DB6105/T145-2021 45.1.1.1物业服务企业应将档案文件的形成和积累纳入日常管理服务的各个环节和有关人 员的职责范围。 5.1.1.2物业服务企业负责人是档案管理的第一责任人，物业服务企业项目负责人是档案管 理的直接责任人。 5.1.1.3物业服务企业应接受城建档案管理机构的监督、检查和指导。 5.1.2管理规划 5.1.2.1物业服务企业应制定档案管理规划，作为档案管理工作的总体指导。各部门、各项 目应根据规划，制定具体的档案管理计划，明确归档要求，作为档案管理工作开展的依据。 5.1.2.2物业服务档案管理规划与计划应根据物业服务企业的管理服务需要、物业服务合同 内容、相关方的特定要求、物业项目的具体特点和实际的资源条件状况等制定，具备针对性、 实用性和前瞻性。 5.1.3资源管理 5.1.3.1基础管理 物业服务企业应对档案管理所用硬件资源的保管、使用、维护等管理内容形成制度文件， 实行规范化管理。物业服务企业应对用于档案材料的信息资源进行有效管理，对涉及信息资 源管理的内容形成制度文件，确保档案材料原始性与真实性。 5.1.3.2人力资源管理 物业服务企业应根据管理服务需要设置档案管理岗位，明确岗位职责，配置相应的档案 管理人员。物业服务企业在选聘档案管理人员时，宜考虑受教育程度、实际工作经验、专业 知识、工作责任心、学习能力和其他行为素质等。 5.1.4培训管理 物业服务企业应对档案管理人员进行系统性地培训，以帮助员工获得从事档案管理工作 所应具有的职业道德、专业知识和职业技能。培训内容应包括国家档案管理法规；档案管理 DB6105/T145-2021 5和档案服务的理论知识；保密制度；企业档案管理规章制度；企业的服务理念、企业文化； 其他相关的理论知识和实践技能。 5.1.5工作规程管理 5.1.5.1物业服务企业应制定档案管理工作规程，并形成文件，纳入物业服务企业质量管理 体系或目标管理体系中予以控制。 5.1.5.2制定工作规程时宜考虑要素： ——识别归档材料的不同特性； ——确定可用的软、硬件资源； ——确定档案管理人员需要具备的能力； ——确立档案管理人员行为、操作规范等。 5.1.5.3所有物业服务档案应有效签署，签署的要求包括以下方面： ——签署格式符合物业服务企业的统一规定； ——必须由档案管理人员亲笔签署，打印签名无效； ——签署项包括签名和日期。 5.2档案资料的收集 5.2.1物业服务企业内部各工作机构应定期将有保存价值的文件资料等集中移交给档案管 理机构。实行物业服务分包的，应督促分包单位及时收集、汇总并移交所形成的物业管理档 案。 5.2.2档案资料的收集内容应真实、准确，包括与物业服务有关的重要活动记录、日常工作 主要过程记录和其他具有保存价值的历史记录等，档案资料收集内容参见附录A。 5.3档案的整理 5.3.1资料的整理 物业服务档案资料的整理应符合DA/T22的规定，同时满足以下要求： DB6105/T145-2021 6——档案实体档号标识与分类一致性； ——在原有的基础上进行整理、加工。 5.3.2档案的分类 物业服务企业应根据物业服务的内容和性质对物业档案进行层级分类管理，统一档案编 码，物业服务档案的分类及编码见附录B。 5.3.3档案的立卷 5.3.3.1基本要求 立卷应遵循物业档案资料的自然形成规律，保持档案资料的有机联系，便于档案的保管 和利用。 案卷宜遵循下列要求： ——案卷厚度一般不超过40mm； ——案卷内无重份文件，不同载体的文件分别组卷； ——案卷密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，以高密级为 本卷密级。 5.3.3.2档案资料的排列 档案资料按其形成或针对的年度分开归入其形成年度，跨年度的请示与批复归入批复年 度，无批复的请示归入请示年度，跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度， 跨年度的会议文件，归入会议起始的年度。档案资料按事项、专业顺序排列。同一事项的请 示与批复、同一文件的正本与定稿、正文与附件不应分开，并按批复在前、请示在后，正本 在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、复印件在后的顺序排列。图纸按专业排 列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 5.3.3.3档案资料页码的编制 档案资料页码应符合下列规定：