ICS 01.140.20 A 14 备案号：32039-2012 广 东 DB44 省 地 方 标 准 DB44/T 919—2011 广东省房地产档案业务规范 Requirements of Guangdong real estate records management 2011-09-23 发布 广东省质量技术监督局 2011-12-31 实施 发 布 DB44/T 919—2011 目 次 前言 .............................................................................. Ⅰ 1 范围 ............................................................................... 1 2 规范性引用文件 ..................................................................... 1 3 术语和定义 ......................................................................... 1 4 原则与要求 ......................................................................... 2 5 文件的整理与归档 ................................................................... 2 6 档案的著录与检索 ................................................................... 3 7 档案的保管与安全 ................................................................... 4 8 档案的利用 ......................................................................... 5 9 档案的鉴定与销毁 ................................................................... 6 10 档案信息化 ........................................................................ 6 附 录 A........................................................................... 8 附 录 B.......................................................................... 10 附 录 C.......................................................................... 18 附 录 D.......................................................................... 19 DB44/T 919—2011 前 言 本标准依据GB/T1.1-2009规则进行起草。 本标准由广东省档案局归口。 本标准起草单位：广东省档案局、广州市房地产档案馆。 本标准主要起草人：李士智、钟伦清、许日新、刘浩明、李力红、罗素敏、刘茵、李敏志、 彭万里、郑昕玲、夏致勇、张玮、伍飞红、邱永祥。 I DB44/T 919—2011 广东省房地产档案业务规范 1 范围 本标准规定房地产文件的整理、归档，档案的著录、检索、保管、利用、鉴定销毁和信息化建设 的要求和方法。 本标准适用于省内各级房地产行政管理部门在房地产管理活动中形成的业务档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本 文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T13968 档案交接文据格式 GB/T18894-2002 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T18-1999 档案著录规则 DA/T25 3 电子文件归档与管理规范 档案修裱技术规范 DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范 JGJ/T30-2003 房地产业基本术语标准 建标103-2008 档案馆建设标准 术语和定义 DA/T1、JGJ/T30界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 房地产文件 real estate document 房地产行政管理部门在房地产权属登记、房地产市场管理等活动中直接形成的针对具体房屋的个 案审批或专项管理的业务材料，包括各种形式的申请材料、审批材料和其它具有保存价值的材料。 3.2 房地产档案 real estate records 归档保存的房地产文件。 3.3 业务部门 business departments 履行房地产行政管理职责的具体业务工作部门。 3.4 房屋状态 housing status 房地产档案重要著录项目，表明房屋管理实时状态，包括房屋查封、设定他项权利、注销、灭失 等状态。 3.5 房地产档案信息化 real estate archival informationization 房地产档案信息化是依托房地产档案的规范化管理，应用现代信息和网络技术，推动房地产档案 信息资源传播整合的过程。其目的是提高房地产行政管理水平，提升房地产信息资源为社会提供公共 1 DB44/T 919—2011 服务的能力。 4 原则与要求 4.1 房地产档案工作是房地产管理工作的组成部分，实行统一领导、分级管理的原则。房地产行政管 理部门应维护房地产档案的完整、准确和系统，对档案信息进行动态管理，努力保持档案信息与房地 产权利现状的一致，使档案能及时、真实反映行政管辖范围内的房地产现状。 4.2 房地产行政管理部门应以业务和档案一体化管理为导向，建设档案管理与业务管理相融合的信息 系统，推进档案信息化建设，提升档案为房地产管理业务和社会服务的能力。 5 文件的整理与归档 房地产行政管理部门应建立文件的立卷归档制度，包括归档范围、归档时间、质量要求、整理方 法和归档手续等。 5.1 文件的归档范围 5.1.1 凡是在房地产管理活动中直接形成的、反映房屋管理活动过程，对维护国家、社会和公民权益 具有凭证价值、对房地产管理工作具有查考价值、对历史研究和城市发展具有利用价值的各种形式和 载体的文件，在办理完毕后均应交档案部门保存。任何组织或个人不得据为已有或拒绝归档。 5.1.2 具有下列情况之一的材料不予归档：重份的文件；无查考价值的信封和通知卡；无参考价值的 群众反映材料、调查提纲、介绍信和便条等。 5.2 文件的归档时间 为确保房地产档案信息及时全面反映房地产状态，房地产业务办理完毕，电子信息应即时归档， 纸质档案应定期归档：涉及权利状态变动的宜在结案三天内移交，其他的在结案一年内移交。 5.3 5.3.1 归档文件的质量要求 归档文件应为原件。只能提交复制件的，应经经办人与原件校对无误后，签名或加盖印章确认， 并注明校对日期，复制自其它部门的文件需注明原件存放处。多件个案共用一份原件的，应将其原件 存于其中一件个案中，并在其他个案中注明原件保存处。 5.3.2 归档文件必须完整、准确，系统。完整是指应归档文件无遗漏；准确是指归档文件记录的内容 与客观事实相符，签署手续完备；系统是指归档文件能体现卷内文件之间的有机联系及每一宗房地产 之间的有机联系。 5.3.3 归档文件的印制、书写、装订应符合档案保护的要求。对已破损的材料应予修整；字迹模糊或 易褪变的材料应予复制，复制件与原件一并归档。 5.4 5.4.1 归档文件的整理方法 文件的整理实行谁办理谁立卷的原则。按照各地房地产行政管理部门的内部分工，各业务部门 在工作中形成的应归档文件，由业务部门负责收集和立卷整理。 5.4.2 归档文件必须进行分类。分类应以房地产管理的职能活动为主要依据，兼顾文件的内容和形成 特点。具体分类办法参见《广东省房地产档案分类编号方法》（附录Ａ）。 5.4.3 归档文件必须进行立卷。文件立卷应遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，区分保管期 限，便于保管和利用。具体立卷方法参见《广东省房地产文件立卷方法》（附录Ｂ）。 2 DB44/T 919—2011 5.5 文件归档的手续 文件立卷后应按结案顺序交档案部门，交接时应填写档案交接文据（档案交接文据格式参见 GB/T13968）和编制交接目录（参见附录C）。交接双方根据交接目录清点核对档案，并履行签字手续。 交接目录应至少一式两份，交接双方各存一份。 5.6 补充文件的归档 5.6.1 已归档案卷因注销、更替、新增等原因需补充文件，由业务部门根据审批权限填写补充通知书， 档案部门根据通知书对档案实体及相应的数据信息（检索工具、数据及影像库）履行补充整理，并保 持档案及信息的准确一致。 5.6.2 补充文件的归档范围包括申请、证明、审批等文件及相关数据信息，应在工作结束时完整整理 归档。 5.6.3 业务部门应按照归档要求对工作中形成的补充文件及时进行收集整理和移交。 5.6.3.1 补充文件应进行排列编目整理、确保与原案卷联系的系统性和准确性。 5.6.3.2 补充文件整理除符合一般归档要求，还须符合以下要求： 对需要收回注销的补充文件应在首页标上注销标识，并在注销标识旁由经办人员和批准机构签名 盖章，注明签署日期。 以补充文件替换原案卷文件，应在归档文件目录备注栏标明被替换文件所在案卷号、文件名称、 页码。 5.6.3.3 补充文件与归档目录和通知书一并移交。通知书应包含事项：原案卷号、房地产地址、宗地 号、补充事由、内容、补充文件名称、件数、经办人员和审批人签名、签署时间、批准机构盖章等。 5.6.4 档案部门应履行补充文件的接收、补充立卷及检索工具等相关数据信息的补充整理。 5.6.4.1 接收归档时按照相关归档要求检查移交文件质量，并对照移交目录和通知书，逐一清点后履 行交接手续。 5.6.4.2 根据通知书要求对归档的补充文件进行并卷整理