ICS A16 江 03.080.01 DB4407 门 市 地 方 标 准 DB4407/T 63—2020 公共服务中心档案立卷归档规范 Filing Specifications for Public Service Center 2020 - 04 - 23 发布 江门市市场监督管理局 2020 - 05 - 23 实施 发 布 I DB4407/T 63—2020 目  次 前  言............................................................................................................................................................. II 1 范围................................................................................................................................................................. 1 2 规范性引用文件............................................................................................................................................. 1 3 术语和定义..................................................................................................................................................... 1 4 总体要求......................................................................................................................................................... 1 5 建档立卷......................................................................................................................................................... 2 6 档案整理要求................................................................................................................................................. 2 7 档案保管要求................................................................................................................................................. 3 8 借阅、使用和销毁......................................................................................................................................... 4 附录 A（资料性附录） 档案借阅登记表........................................................................................................5 附录 B（资料性附录） 销毁清册....................................................................................................................6 I DB4407/T 63—2020 前  言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则编写。 本标准由江门市市场监督管理局提出并归口。 本标准起草单位：广东省江门市质量技术监督标准与编码所、台山市水步镇公共服务中心。 本标准主要起草人：张沛贤、韦涵静、夏雪利、何庭辉、程学君。 II DB4407/T 63—2020 公共服务中心档案立卷归档规范 1 范围 本标准规定了各级公共服务中心（以下简称“服务中心”）对档案管理的总体要求、建档立卷、档 案整理要求、档案保管要求、借阅、使用和销毁等。 本标准适用于服务中心档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894-2016 电子文件归档与档案管理规范 DA/T 22-2015 归档文件的整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 案卷 file 指具有有机联系的若干文件的集合体。 3.2 立卷 establishing a dossier 指将办理完毕需要继续保存的、具有有机联系的一组材料按照立卷的方法和要求，立成案卷的过程。 3.3 归档 filing 指办理完毕且具有保存价值的文件材料经过系统整理，组成案卷之后移交档案室保存的过程。 4 总体要求 4.1 凡服务中心在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子存储介质等不同形 式的历史记录均应建档立卷。 4.2 归档材料由服务中心内设各科室/组别分别收集、分类整理，统一设专人、专室集中立卷、有序排 列、存放和管理。 4.3 服务中心领导要对档案工作给予重视和支持，经常过问，及时解决档案工作中存在的问题。 1 DB4407/T 63—2020 4.4 档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规。 4.5 档案工作人员要认真执行国家有关保密的法律和行政法规，遵纪守法，严守机密，热爱档案工作， 学习钻研档案业务。 4.6 建立纸质档案，宜同时建立电子档案，电子档案的整理、归档和管理按 GB/T 18894 的规定进行。 5 建档立卷 5.1 基本原则 5.1.1 5.1.2 5.1.3 整。 5.2 分类成卷或入盒的档案，应遵循文件材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系。 卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，便于保管和利用。 归档的文件应符合文档一体化管理要求，材料份数以及每份存档文件的组成、内容均应齐全完 立卷方法 5.2.1 对归档材料先划分门类。 5.2.2 按问题立卷法。在每一大门类下，将反映“一事”、“一项目”、“一个活动”的材料组成一 卷。一个案卷内的材料集中反映一个问题、一个项目或一项活动，方便按照问题查找利用档案。 5.2.3 按名称立卷法。在每一大门类下，按照材料的二级细分类别名称分别组卷，将具有相同类别名 称的材料组成一个案卷，方便按照材料类别属性查找利用档案。 5.2.4 在具体工作中应根据实际需要选择使用其中一种立卷法，或者两种组合使用。 6 档案整理要求 6.1 分类 6.1.1 立卷归档材料的门类主要包括： a) 各级往来的文件材料； b) 服务中心工作活动中形成的材料； c) 会议材料； d) 机构、人事材料； e) 会计财务材料； f) 基建材料； g) 设备、仪器材料； h) 业务办理材料； i) 其他具有历史查考和利用价值的材料。 6.1.2 归档材料采用年度-保管期限两级分类。 a) 按年度分类 将归档材料按其形成年度分类。若单件档案涉及跨年度的，按件内第一排序文件的形成日期确定。 b) 按保管期限分类 将归档材料按划定的保管期限分类。 6.2 组件 组件按DA/T 22的5.1的规定进行。 2 DB4407/T 63—2020 6.3 编号 6.3.1 归档材料应依立卷、分类方法和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、 扩充性及简单性原则。 6.3.2 档号的结构为：全宗号-档案门类号/二级分类码.年度-保管期限-件号。代码之间用“-”连接， 档案门类与年度之间用“.”分隔。如“XXXX-A01.2019-Y-0001”。 6.3.3 档号的编码规则： a) 全宗号：立档单位名称的缩写，用四个大写字母表示。 b) 档案门类号/二级分类码.年度：档案门类号见表 1。二级分类码是对每一门类的归档材料进一 步细分类别码，服务中心根据自身情况建立每一门类下的二级分类码表，二级分类码用两位阿 拉伯数字表示。年度为材料形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2019”。 示例：A01.2019，A 是指“各级往来文书”；01 是服务中心规定的 A 门类下的二级分类码，代表“上级有关部门来 文”；2019 指归档材料的形成时间是 2019 年度 表1 类别 各级往来 工作活动 文书 档案 A B 代号 c) d) 6.4 会议档案 C 档案门类代码 机构/人事 会计财务 档案 档案 D E 基建档案 F 设备、仪 器档案 G 业务档案 H 其它材 料档案 G 保管期限：分为永久，定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 件号：为单件归档材料在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不 足 4 位的，前面用“0”补足，如“0001” 编目 组件按DA/T 22的5.5的要求进行。 7 7.1 档案保管要求 归档时间 7.1.1 一般应在第二年一季度前完成对上一年度材料的归档。 7.1.2 基建类材料应在工程项目竣工验收后 1 个月内归档。 7.1.3 会计财务材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。 7.1.4 磁带、光盘、照片及底片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的 纸质载体归档时间一致。 7.2 保管要求 7.2.1 为确保